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Art. 2 Del canciller y otros notarios, y de los archivos
482 §1. En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal
función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en
cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en
el archivo de la misma.
§ 2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante
del canciller, llamado vicecanciller.
§ 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios
y secretarios de la curia.
483 § 1. Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya
escritura o firma da fe pública, en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos,
ya únicamente para los asuntos judiciales, o sólo para los actos referentes a
una determinada causa o asunto.
§ 2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama
y por encima de toda sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en
juicio la buena fama de un sacerdote, el notario debe ser sacerdote.
484 El oficio de los notarios consiste en:
1 redactar las actas y documentos referentes a
decretos, disposiciones, obligaciones y otros asuntos para los que se
requiera su intervención;
2 recoger fielmente por escrito todo lo realizado, y
firmarlo, indicando el lugar, día, mes y año;
3 mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas
o documentos contenidos en el registro, y autenticar sus copias
declarándolas conformes con el original.
485 El canciller y demás notarios pueden ser libremente removidos de
su oficio por el Obispo diocesano, pero no por el Administrador diocesano
sin el consentimiento del colegio de consultores.
486 § 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los
documentos que se refieran a la diócesis o a las parroquias.
§ 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un
archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto
y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a
los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.
§ 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se
guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada
escritura.
487 § 1 El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller
deben tener la llave; a nadie se permite entrar en él sin permiso del Obispo,
o del Moderador de la curia junto con el canciller.
§ 2. Todos los interesados tienen derecho a recibir
personalmente o por medio de un procurador, copia auténtica, escrita o
fotocopiada, de aquellos documentos que siendo públicos por su naturaleza
se refieran a su estado personal.
488 No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco
tiempo y con el consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia
junto con el canciller.
489 § 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo
secreto, o al menos un armario o una caja dentro del archivo general,
totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se
conserven con suma cautela los documentos que han de ser custodiados
bajo secreto.
§ 2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas
causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya,
o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años antes,
debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el texto de la
sentencia definitiva.
490 § 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.
§ 2. Mientras esté vacante la sede no se abrirá el archivo o
armario secreto, a no
ser en caso de verdadera necesidad, por el Administrador diocesano
personalmente.
§ 3. No deben sacarse documentos del archivo o armario
secreto.
491 § 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven
diligentemente las actas
y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las
colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de
que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se
guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.
§ 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la
diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se
ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.
§ 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos
aludidos en los § § 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el
Obispo diocesano.